Le déroulement de la gestion documentaire d'un projet

Important : dans les fiches, l’ensemble des cases doit être renseigné. Le cas échéant, mettre NA (non applicable), non traité ou RAS

Mémo fiches projet :

 

Déposer un projet

Ouvrir une fiche enregistrement de projet

 

1 ou plusieurs EAD - porteur EAD : le porteur créé la fiche et les EAD ont une copie

1 ou plusieurs EAD - porteur hors LISBP : identification d’un « porteur LISBP » par accord entre EAD – le « porteur LISBP » créé la fiche et les EAD ont une copie

 

Enregistrement de la fiche : nom du fichier

Pour faciliter l’archivage des fiches projets, suivre à minima la nomenclature suivante :

année_EAD N°(autant que d’EAD impliquées) _ acronyme projet_type projet (ANR, TWB, ..)_texte libre

 

Remplir la fiche et l'envoyer à la direction

Date de la fiche : renseigner la date sur la fiche

Porteur du projet : le porteur du projet est le coordinateur du projet, peut être LISBP ou externe.

Documents en référence : identifier les documents qui sont associés au projet.

Calendrier prévisionnel : planifier les étapes clés du projet (=réunion d’avancement ou revue de projet). Eventuellement copier/coller le gantt.

To = date de la convention

 

Une fois renseignée, la fiche doit être envoyée à l’alias « direction_lisbp@insa-toulouse.fr ».

 

Notification d’acceptation ou refus du projet

Quand vous êtes informés de la suite donnée à votre demande de financement, envoyer un e-mail à l’adresse direction_lisbp@insa-toulouse.fr en précisant quel projet est concerné :

  • projet accepté (financé) - référence convention
  • projet refusé (non financé)

 

Suivre un projet

Réunions d'avancement et revues de projet

 

Enregistrer le suivi selon le mode le plus adapté au projet : 1 fiche par projet ou 1 fiche par réunion (réunion d’avancement ou revue de projet _ LISBP F RP2 ). L’ensemble des personnes travaillant sur le projet doivent avoir accès à l’ensemble des documents du projet de façon à avoir une vision d’ensemble claire.

 

Pour les réunions de suivi de projet,  si vous utilisez cette fiche notez NA pour les points non scientifiques sinon un compte rendu de réunion suffit. Il est OBLIGATOIRE pour les étapes clés du projet de faire un point non scientifique (=revue de projet) sur les RH, le financement, le matériel et le calendrier.

Si pas de modification, noter RAS..

 

Suivi des échantillons

 

La notion d’échantillon critique est propre à chaque équipe et le suivi des échantillons (critiques) du projet s’effectue soit par la fiche suivi échantillon projet (LISBP F RP 5) soit par un système propre à l’équipe.

Ces documents doivent être remplis pour tous les projets en fonction de la définition donnée par l’équipe (document accessible à tous)

 

Cahier de laboratoire

C'est souvent le premier outil qui permet de suivre au jour le jour un projet (notice en début de cahier pages 1 à 3).

Il se doit donc d'être à jour pour les projets en cours et ces pages doivent être signées (dès que la page est écrite) et contresignées (régulièrement).

POUR RAPPEL : Les cahiers de labo ne doivent pas sortir du LISBP.

 

Clôturer un projet

Fiche clôture de projet

 

A la fin du projet, un bilan RH, financement, matériel et calendrier est effectué sur la totalité du projet.

La clôture sert à déterminer si les livrables (but du projet) ont tous été atteints et donc si le projet est conforme.

 

Les critères de conformité projet définis dans la procédure de « Réalisation de projet » sont

  • l’obtention des livrables prévus, et/ou
  • la validation des go/no go (si applicable), et/ou
  • la validation du rapport final

 

D’autres critères spécifiques à un projet peuvent être définis lors de l'enregistrement du projet  dans le paragraphe « Outils de mesure de l’avancement du projet et fréquence ».

 

Mesure de la satisfaction client/partenaires/collaborateurs (écoute client)

La mesure de la satisfaction se fait en vis-à-vis des objectifs du projet (jalons, livrables, etc). Elle permet de tracer le retour satisfaction des différentes parties prenantes en fin de projet. Le bilan de l’ensemble des retours formels (CR, mails etc.) ou informels est reporté sur la fiche de clôture des projets (LISBP F RP 3).